אופק - מערכת לניהול סמינרים, קורסים, הרצאות וסידורי קרקע

בשנת 2014 השיקה פלג מערכת חדשה מסוגה הבאה לתת מענה לצרכי ניהול ידע מקצועי והכשרות לאוכלוסיות שונות, תוך כדי ניהול סידורי הקרקע שלהם כגון בתי מלון, העברות, דיילות, וכדומה. המערכת פותחה באמצעות הנחיותיהם של מנהלי חברת "שחר-און" המשמשת כגוף הגדול ביותר להכשרה המקצועית של הסתדרות העובדים הארצית.

המערכת מאפשרת גביה שנתית ממעסיקים שונים, לרבות הזכאויות השנתיות, תוך כדי השוואה והתאמה לשנים הקודמות, ויצירת פעילות לימודית שוטפת, עבור לקוחות/עמיתים, במהלך כול השנה.

באמצעות המערכת יכול הארגון לבצע אינטגרציה מלאה בין הגופים השונים בהתאם לכללים דינמיים שהוגדרו מראש, ובכך לאפשר ניהול יעיל וחכם יותר של שירותים ללקוחות, מצד אחד, וגביה והתחשבנות מול המעסיקים והעמותות, מצד שני.

כמו כן, המערכת מאפשרת בקרה ודיווח מלא בכל רגע נתון על מצב המלאים, המכירות והחוסרים ודיווח שוטף על מצב הסמינרים והקורסים.

אופק – מערכת הזמנות אונליין

אופק מאפשרת לארגון לבצע ייצוא של נתוני ההכשרות המקצועיות לאתרי האינטרנט במטרה לאפשר לקהל היעד של הארגון להציע שירותי מידע והזמנות אונליין של סמינרים ושירותי קרקע – בתי מלון, העברות, וכדומה.


אופק מספקת את השירותים הבאים:

מודל בתי מלון

  • הגדרת טבלאות בסיס לבתי מלון - סוגי חדרים, הרכבים, בסיסי אירוח, ספקים, בקשות מיוחדות, שירותי המלון (לחדר / מלון)
  • ניהול מידע במספר שפות
  • ניהול מלאי חדרים לפי רמות שונות, בהתחייבות ובהקצאה, לפי סטאטוסים שונים
  • ניהול שחרור חדרים בצורה מדורגת
  • פריסת מצב ההקצאות, פר ימים, ביעד מסוים, לרבות מצב מכירה, חדרים בבקשה וחדרים זמינים
  • הנפקת מספר סוגי רשימות נוסעים במלון לרבות ציוות (Rooming List)
  • ניהול חוזים /מחירונים מול ספקי המלון השונים, לפי קטגוריות / אוכלוסיות שונות
  • ביצוע הזמנה למלון ישירות דרך הספק באישור מידי
  • משלוח הודעות אוטומטי לספק בית המלון (על הזמנות חדשות, עדכוני הזמנה, ביטולה וכו')
  • הגדרת מבצעים שונים במחירון – Stay-pay, הזמנה מוקדמת Early Booking)), ועוד
  • ניהול תוספות של ארוחות
  • קידום באתרי האינטרנט של הלקוח (כולל תמונות)
  • תיוק מסמכים /חוזים למחירון
  • מודל ניהול מעסיקים

  • ניהול מספר רב של מעסיקים
  • הגדרת העמותות פר מעסיק, לרבות סכומי הזכאויות פר עמית/נוסע בארץ ובחו"ל
  • עדכון תאריכי סיום הזכאויות
  • צפייה בהיסטוריה של הזכאויות
  • קליטת קבצי זכאות פר שנה והתאמת נתוני הזכאות ביחס לשנים קודמות
  • הוספה וביטול אוטומטיים של עמיתים/נוסעים פר מעסיק
  • גביית כספים ממעסיקים, לפי שנים, ופיצול המאזן בהתאם לעמותות
  • מודל ניהול עמותות

  • ניהול פרטי הקשר וההתחשבנות עם העמותות
  • ניהול סכומי הסבסוד, פר שנה, בארץ ובחו"ל
  • ניהול סכומי סבסוד לפי יעדים
  • מודל ניהול מקומות עבודה

  • ציוות מספר מקומות עבודה למעסיק
  • ציוות סוכן שטח למקום עבודה
  • מודל ניהול עמיתים

  • ניהול כרטיסי עמית וגמלאי
  • חיפוש מהיר לפי מספר פרמטרים
  • קישור עמית למקום עבודה, בהתאם לשנת העבודה
  • זיהוי ת.ז שגויות ותיקון אוטומטי
  • ניהול זכאויות לפי שנים ועמותות
  • יכולת הארכת זכאויות
  • הגדרת היקפי משרה לצרכי הזכאויות
  • ניהול הערות לפי תאריכים
  • קליטת קבצי עמיתים, לרבות זכאויות
  • מודל ניהול סמינרים

  • ניהול סמינרים בארץ ובחו"ל
  • הגדרת סמינר לפי סוג הלקוח – עמית או גמלאי
  • הגדרת וניהול חדרים למספר בתי מלון באותו סמינר
  • הגדרת סבסוד מקסימלי, לעמית או גמלאי, פר מלון
  • חלוקת ההקצאות לסוכני השטח ולמוקדים
  • הגדרת מאפייני סמינר
  • הגדרת מספר שעות אקדמאיות לצורך קבלת תעודה
  • הגדרת סוג תעודה פר סמינר
  • הגדרת תוכנית הסמינר הפרטנית, כולל לו"ז לפי המרצים והפעילות השונה
  • אפשרות לצירוף מסמכים חיצוניים לסמינר
  • הגדרת ציוד עזר למרצה
  • ניהול משימות פר סמינר
  • תמחור אוטומטי של המרצים בסמינר, לרבות תמחור ידני
  • ניהול לו"ז דיילות
  • ניהול תוספות בסמינר, כגון – אומנים, כניסות לאתרים, היסעים, וכו'
  • הפקת רשימה שמית הכוללת פירוט פיננסי
  • הפקת רשימת משתתפים לדיילות
  • אפשרות לשכפול סמינרים
  • מעקב אחר כמות הנרשמים, פר סמינר ומלון
  • איתור סמינר לפי פרמטרים מגוונים
  • מודל קורסים

  • הגדרת אזורי לימוד בארץ
  • הגדרת מרכזי לימוד ושיוכם למספר מעסיקים
  • הגדרת ספקי השכלה, לרבות מחירונים
  • הגדרת מאגר קורסים לפי קטגוריות
  • הגדרת נושאי לימוד לצורך קורסי הבית
  • הגדרת מחירונים לעמית ונלווה, פר קורס וספק השכלה
  • הגדרת מחירונים למרצים
  • ניהול פרטי המרצים, וקישורים לקטגוריות הלימוד
  • הגדרת אי זמינות מרצים
  • יצירת קורס לפי ימים ספציפיים
  • שיוך קורסים למעסיקים יעודיים
  • הגדרת קורס ע"י מעסיק
  • שיבוץ מרצים לקורסי הבית
  • תיוק לו"ז חיצוני לקורס
  • איתור קורסים לפי פרמטרים
  • מודל הזמנות

  • עדכון וביטול ההזמנה
  • צפייה בהזמנות קודמות
  • איתור עמית / גמלאי
  • בחירת מספר עמיתים / גמלאים בהזמנה בודדת
  • צירוף נלווים להזמנה
  • איתור סמינרים לפי קטגוריות
  • צפייה בתוכנית הסמינר/קורס בתהליך ההזמנה
  • צפייה בכמות הנרשמים בתהליך ההזמנה
  • תצוגה נוחה של מחירי החדרים בסמינר, פר מלון
  • הוספת בקשות מיוחדות
  • מימוש זכאויות באופן ידני
  • בדיקת רישום כפול בתהליך ההזמנה
  • אפשרות סליקת כרטיסי אשראי
  • הפקת חשבונית פרטנית או גורפת
  • ניהול הנחות מלווים, מנהלים, וכדומה
  • מודל ניהול פיננסי

  • בקרה מלאה על המצב הפיננסי של הארגון
  • ממשקים מלאים למספר ספרי הנהלת חשבונות
  • פיצול ממשקים, לספרי הנהלת חשבונות, לפי עמותות
  • הנפקת קבלות וסגירת הזמנות באופן גורף
  • קיזוז יתרות
  • העברת כספים בין הזמנות
  • ניהול קופה והפקדות
  • הפקת חשבוניות באופן גורף, על פי פרמטרים שונים
  • איתור קבלות וחשבוניות על פי פרמטרים שונים
  • חשבוניות ללקוחות/עמיתים מפורטות על כלל שירותי ההזמנה
  • אפשרות לחתימה אלקטרונית
  • הנפקת חשבוניות סובסידיה לעמותות ולמעסיקים המסבסדים
  • הזנת חשבוניות ספקים ועדכון אוטומטי הזמנות בהתאם
  • ניהול מקדמות לספקים
  • ניהול עמלות /מארקאפ מכל השירותים השונים של הספק
  • דוחות פיננסיים וניהוליים – דוחות רווחיות, תחזית תשלומים, דוח עלויות
  • הפקת דוחות חייבים (statement) ושליחתם באופן גורף
  • יצירת הוראות תשלום לספקים
  • ביצוע התאמות כרטיסי אשראי
  • ניהול גבייה ממעסיקים ועמותות
  • דו"חות ושאילתות

  • הפקת מגוון רחב של דוחות עם יכולת חיתוך ומיון לפי פרמטרים שונים
  • הפקת דוחות אופרטיביים, כגון: ציוות לחדרים (Rooming list), שחרור חדרים, פוליסות ביטוח, רכבים, מכירת מושבים, וכו'
  • הפקת דוחות פיננסיים, כגון: דוח רווחיות, דוח חייבים, דוח תחזית תשלומים ל(ספקים), דוח עלויות, וכו'.
  • הורדת נתונים לקבצי אקסל
  • מערכת הרשאות

  • יצירת פרופילי הרשאות לפי מחלקות ותפקידים שונים, עד רמת המשתמש
  • חסימת מודלים, פעולות, ופונקציות בהתאם להרשאה
  • שמירת מידע

  • שמירת היסטוריית הפעילות בכל ההזמנות
  • שמירת היסטוריית המחירונים