קונגרסור - מערכת לניהול כנסים

מערכת קונגרסור פותחה במטרה לענות על הצרכים של ארגונים המנהלים כנסים מקצועיים בקני מידה שונים. המערכת נבנתה על בסיס האטלנטיס, תוכנת ניהול בתי המלון, ומסיבה זו המערכת מסוגלת לנהל את מלאי ההקצאות ליחידים, לקבוצות, למרצים ולאורחים המיוחדים .

הקונגרסור תוכנן מראש לעבודה במקביל עם מספר חברות (multy-companies) וניתן להגדיר בו פרופיל ייחודי לכל מדינה המכיל פרמטרים שונים כגון: אחוזי מע"מ, פורמט החשבונית, מיסי עיר ועוד.

המערכת מאפשרת ניהול מקביל של מספר רב של כנסים כאשר כל כנס מכיל תאריכי הגעה ועזיבה, הקצאות, מטבע בו מוצג הכנס או מטבע גבייה, תמחור בתי מלון וכמובן את היכולת לתהליך הזמנה מלא עם מעקב אחר כל שינוי ועדכון. כמו כן, מנהל הקונגרסור חדרים שטרם נמכרו, בעל מנגנון יעיל בשחרור החדרים ובהכנסת מחירונים מורכבים.

בתוכנה קיימת מערכת סבסוד מלאה המאפשרת חלוקת תשלומים בין מסבסד אחד או יותר. תוכנת ניהול הכנסים מסוגלת לסבסד האורח על פי זכאותו (לדוגמא: דובר בכנס). המערכת מספקת פתרונות לניהול קבוצות, הכוללים ייבוא קבצי אקסל של ההזמנות ופרטי המזמינים.

קונגרסור - ממשק לאתרי אינטרנט

הקונגרסור מתממשק עם אתרי הזמנות ומשלים תהליך הזמנה במלואו הכולל בתוכו: תמחור, בדיקת הקצאות, קבלת תשלום, הזמנה מהמלון או ממערכת הספק ושחרור מסמכים רלוונטיים ללקוח. במקביל עובדת המערכת עם מערכות רישום לכנסים ומאפשרת קליטת נתוני הנוסעים ממערכות אלה.

בנוסף, הקונגרסור ממומשק בו זמנית לאתרי B2C ייחודיים המאפשרים גישה ללקוח להדפסת המסמכים האישיים שלו על פי ההרשאות השונות שניתנו לו.

מערכת אופרטיבית מלאה המספקת כל צרכי הסוכנות ומייעלת את עבודת הסוכנים

קונגרסור מספקת את השירותים הבאים:

מודל ניהול מלונות

  • הגדרת טבלאות בסיס לבתי מלון - סוגי חדרים, הרכבים, בסיסי אירוח, ספקים, בקשות מיוחדות, שירותי המלון (לחדר / מלון)
  • הגדרה פרטנית של גילאי ילדים לפי אפיון הספקים בכל בית מלון
  • ניהול מידע במספר שפות
  • ניהול מלאי חדרים לפי רמות שונות, בהתחייבות ובהקצאה, לפי סטאטוסים שונים
  • ניהול שחרור חדרים בצורה מדורגת
  • פריסת מצב ההקצאות, פר ימים, ביעד מסוים, לרבות מצב מכירה, חדרים בבקשה וחדרים זמינים
  • הנפקת מספר סוגי רשימות נוסעים במלון לרבות ציוות (Rooming List)
  • ניהול חוזים /מחירונים מול ספקי המלון השונים, לפי קטגוריות / אוכלוסיות שונות
  • ביצוע הזמנה למלון ישירות דרך הספק באישור מידי
  • ניהול מלון חלופי / אלטרנטיבי
  • משלוח הודעות אוטומטי לספק בית המלון (על הזמנות חדשות, עדכוני הזמנה, ביטולה וכו')
  • הגדרת מבצעים שונים במחירון – Stay-pay, הזמנה מוקדמת Early Booking)), ועוד
  • ניהול ותמחור תוספות במלון
  • ניהול תוספות של ארוחות
  • קידום באתרי האינטרנט של הלקוח (כולל תמונות)
  • תיוק מסמכים /חוזים למחירון
  • מודל ניהול הזמנות

  • יכולת ביצוע הזמנות חדשות, עדכונם וביטולם
  • ביצוע שאילתות לצורך בדיקת זמינות ומחירים של מוצרים מובנים במערכת – טיסות, בתי מלון, חבילות, רכבים, העברות, ביטוחים, אירועים, וכדומה
  • איתור הזמנות הכולל מגוון מקיף של פרמטרים
  • ביצוע הזמנה בהמתנה לצורך הצעות מחיר
  • תמחור ידני של כל שירותים
  • דינמיות בהגדרת שירות חדש בהזמנה – הזמנה קמעונאית
  • אפיון הזמנה ידני או אוטומטי, על פי אלגוריתם
  • ניהול הנחות/תוספות פר שירות או נוסע
  • קליטת רשימת נוסעים מקבצים בפורמטים שונים
  • קליטת נוסעים בעלי התייחסות פיננסית שונה (למשל מדריך)
  • ציוות נוסעים לחדרים
  • ניהול תתי קבוצות בתוך הזמנה לצורך בקרת תשלומים
  • הזמנות הטרוגניות - ציוות נוסעים למוצרים השונים
  • בחירת תוספות אופציונאליות בתהליך ההזמנה, פר נוסע
  • עדכון אוטומטי של המלאים בהתאם לשירותים שהוזמנות
  • משיכת טיסות סדירות להזמנות קיימות (pnr2docket) או להזמנות חדשות
  • התממשקות אונליין לספקי שירות שונים, כגון בתי מלון, רכבים וכדומה
  • קליטת הזמנות מאתרי האינטרנט – B2B ו C2B
  • הפקת פוליסות ביטוח מתוך הזמנה
  • שליחת שוברי התחייבות לספקים
  • שליחת שוברי נסיעה, וכרטיסי טיסה, ללקוחות ולסוכנים, באופן גורף או פרטני, ובהתאם להרשאות הפקיד
  • הפקת תוכנית נסיעה במגוון פורמטים
  • קליטה שוברי התחייבות מסוכנויות באופן אוטומטי, ידני, או באמצעות מערכת Bviewer
  • ניהול פיננסי מלא של ההזמנה, לרבות חשבוניות וקבלות
  • יצירת חשבוניות מסוגים שונים – אוטומטיות, ידניות, או פרופורמה
  • ממשקי סליקה לכרטיסי אשראי
  • דיווח הזמנות לספקים וקבלת אישור מאופן אוטומטי, הכולל עדכון הסטאטוס בהזמנה
  • שליחה מרוכזת של הזמנות לספקים ואישור גורף במערכת
  • ניהול Q ידני / אוטומטי להזמנות
  • ארכיון מסמכים בהזמנה לפי נושאים ונוסעים
  • מערכת צפייה בהיסטוריה להזמנה ולנוסעים
  • מערכת פיתקיות / הערות להזמנה
  • ניהול סובסידיות של נוסעים מגופים שונים, לרבות הפקת חשבוניות
  • עבודה מול ספקי קופונים והפקת דוחות
  • יצירת קישור (שרשור) בין הזמנות
  • קבלת חיווים עבור פעילויות אופרטיביות, כגון – קליטת חשבונית ספק, שליחת PNL, אישור כרטוס וכו'
  • הנפקת טפסי החתמת לקוח בתוספת ברקוד לקליטה אוטומטית להזמנה
  • מערכת אשרור קולית (טלפון)
  • מודל ניהול אירועים

  • הקמת אירועים מסוגים שונים במערכת, כגון: משחק, הופעה, הצגה, כנסים, וכדומה
  • ניהול מחירים לפי רמות, תתי רמות, וקטגוריות
  • ניהול מלאיים לרבות מקומות ממוספרים
  • יצירה אוטומטית /ידנית של הודעות (הזמנה חדשה, עדכונים, ביטול וכדומה)
  • מחירי ברוטו או נטו לאירועים כשירותים עצמאיים או כחלק מחבילה
  • יכולת להוספת חוזה במחירון עצמו
  • מודל ניהול פיננסית

  • בקרה מלאה על המצב הפיננסי של הסוכנות
  • ממשקים מלאים למספר ספרי הנהלת חשבונות
  • הנפקת קבלות וסגירת הזמנות באופן גורף
  • קיזוז יתרות
  • העברת כספים בין הזמנות
  • ניהול קופה והפקדות
  • הפקת חשבוניות באופן גורף, על פי פרמטרים שונים
  • איתור קבלות וחשבוניות על פי פרמטרים שונים
  • חשבוניות ללקוחות/סוכנים מפורטות על כלל שירותי ההזמנה
  • אפשרות לחתימה אלקטרונית
  • הנפקת חשבוניות סובסידיה לארגונים המסבסדים
  • הזנת חשבוניות ספקים ועדכון אוטומטי הזמנות בהתאם
  • ניהול מקדמות לספקים
  • מערכת אוטומטית לעמלות והנחות (לסוכנויות) שניתנות לפי שירותים, יעדים, תאריכי ההזמנה, תאריכי יציאה וכד ', בסכום או אחוז
  • ניהול עמלות /מארקאפ מכל השירותים השונים של הספק
  • דוחות פיננסיים וניהוליים – דוחות רווחיות, תחזית תשלומים, דוח עלויות
  • הפקת דוחות חייבים (statement) ושליחתם באופן גורף
  • יצירת הוראות תשלום לספקים
  • מערכת התאמות BSP מלאה
  • ביצוע התאמות כרטיסי אשראי
  • ניהול קרדיט (אובליגו) לסוכנים והגבלתם לפתיחת ההזמנה או לשליחת מסמכי הנסיעה
  • בקרת שותפים לטיסה
  • דו"חות ושאילתות

  • הפקת מגוון רחב של דוחות עם יכולת חיתוך ומיון לפי פרמטרים שונים
  • הפקת דוחות אופרטיביים, כגון: ציוות לחדרים (Rooming list), שחרור חדרים, פוליסות ביטוח, רכבים, מכירת מושבים, וכו'
  • הפקת דוחות פיננסיים, כגון: דוח רווחיות, דוח חייבים, דוח תחזית תשלומים ל(ספקים), דוח עלויות, וכו'.
  • הורדת נתונים לקבצי אקסל
  • הודעות Q

  • מערכת ניהול תורים אוטומטית או ידנית
  • שליחת הודעות לנוסעים או/ו לסוכנים ב Q, לרבות צירוף מסמכים
  • צירוף מסמכים, באופן גורף, להזמנות ב Q
  • העברה או העתקה של הזמנות בין תורים
  • עדכון הזמנות מתוך ה Q
  • הכנסת תזכורות ב Q
  • תמחור מחדש להזמנות בתוך Q
  • מערכת הרשאות

  • יצירת פרופילי הרשאות לפי מחלקות ותפקידים שונים, עד רמת המשתמש
  • חסימת מודלים, פעולות, ופונקציות בהתאם להרשאה
  • שמירת מידע

  • שמירת היסטוריית הפעילות בכל ההזמנות
  • שמירת היסטוריית המחירונים
  • אינטרנט וממשקים

  • ממשקים למערכות הנהלת חשבונות, כגון: חשבשבת, SAP, קו מערכות, אביב, פריורטי, ועוד
  • Pnr2docket (משיכת הזמנה) ממערכות ה GDS (אמדאוס, סייבר, וורדספאן) לבק אופייס
  • התממשקות ל LDS – הפצת החבילות באופן אוטומטי לאלפ, סבייבר וקומפס, וקבלת הזמנות
  • ייצוא נתונים לאתרי B2B ו B2C וקבלת הזמנות
  • ממשק לחברות ביטוח
  • ממשק למערכות סליקת כרטיסי אשראי
  • ממשק לספקי ממשקים אחרים – ביפרו, אג'נסי2000, אינסטנט, יאיא, Hotel beds, GTA, מור 2000 ועוד
  • ממשק למערכת ה Bviewer – צפייה ושחרור חומר ללקוח/סוכן